RANGKUMAN SIM BAB 13

BAB 13 Mengembangkan Sistem

Pengembangan sistem informasi manajemen oleh pengguna akhir (sering disebut pula dengan End User Computing ) adalah bentuk pengembangan sistem yang dilakukan oleh orang– orang yang tidak sepenuhnya ahli ( spesialisasi ) tentang informasi.

END USER COMPUTING

Pada protyping, pengembangan system informasi sangat tergantung pada perangkat (software ) pendukung aktivitas pembuat system. Software–software tersebut menggunakan bahasa–bahasa komputer yang lebih interaktif, bahasa grafis, peralatan komputer mikro sehingga mudah mengakses data, membuat laporan dan mengembangkan sistem informasi secara menyeluruh tanpa bantuan analisis sistem informasi atau programer. Pengguna akhir (end user) dalam situasi tertentu mengandalkan ahli sistem informasi atau programer. Namun yang menjadi tugas pokoknya adalh menjalankan aktivitas serta mengembangkan sistem yang telah dilakukan sebelumnya oleh departemen sistem informasi.

End User Computing seperti ini umumnya melibatkan pembuatan sistem yang didesentralisasi. Desetralisasi seperti ini dilengkapi dengan memecah bagian sistem informasi organisasi pusat menjadi bagian–bagian kecil, kemudian menugaskan ke masing–masing unit bisnis, sehingga setiap bagian mempunyai departemen sistem informasi mini.

MANFAAT PENGEMBANGAN SISTEM BAGI ORGANISASI

Ada beberapa manfaat jika sistem informasi dibuat oleh pengguna sistem informasi dalam organisasi. Manfaat tersebut adalah :

1. Bebas sumber daya sistem informasi

2. Mengurangi penundaan pengembangan sistem

3. Mengurangi jeda waktu

4. Sesuai dengan budaya organisasi

5. Mendorong inovasi.

KELEMAHAN PENGEMBANGAN SISTEM OLEH PENGGUNA

Beberapa kelemahan yang mungkin timbul dalam pembuatan sistem adalah :

1. Duplikasi dan membuang–buang sumber daya

2. Meningkatkan biaya

3. Kehilangan kontrol terhadap data

4. Kualitas sistem yang rendah

5. Biaya kesempatan dari waktu manajer

6. Pemeliharaan sistem

7. Ketidaksesuaian dalam hal mencegah penyebaran data

PENGELOLAAN END – USER COMPUTING

Pelayanan khusus yang disediakan oleh staf pusat informasi adalah :

1. Pelatihan pemrograman komputer dan alat–alat pendukung

2. Membantu perolehan dan transfer data

3. Membantu pembuatan program

4. Membantu aplikasi, queri dan laporan yang diperlukan oleh bahasa pemrograman

5. Konsultasi tentang alat–alat yang layak dan metodologi yang tepat untuk mengembangkan aplikasi

6. Membantu dalam pembuatan standar jaminan kulitas dan pengendalian

7. Membuat dan memodifikasi prototype

8. Menyediakan bahan–bahan referensi tentang sumber daya teknologi untuk pusat informasi

9. Menyediakan penghubung dengan kelompok pemrosesan informasi lain yang mendukung sumber daya pusat informasi

10. Mengelola katalog dari aplikasi dan database yang sudah ada

11. Mengevaluasi perangkat keras dan perangkat lunak baru

Pusat informasi ini bermanfaat untuk :

1. Membantu pengguna akhir dalam menemukan alat–alat dan aplikasi yang menjadikannya lebih produktif

2. Mencegah pembuatan aplikasi yang tidak berguna bagi organisasi

3. Menigkatkan penyebaran data dan meminimalkan masalah-masalah penyatuan data

4. Menjamin aplikasi yang dikembangkan oleh pengguna akhir memenuhi standar keamanan, kualitas data dan audit

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR UNTUK MENGELOLA END USERCOMPUTING

Manajemen harus mengembangkan pengawasan terhadap end–user omputing. Pengawasan ini termasuk dalam hal:

1. Penyesuaian biaya proyek sistem informasi end user

2. Standar hardware dan software

3. Standar perusahaan tentang computer, software pemrosesan kata, sistem manjemen database, software grafik, alat – alat pelaporan

4. Review jaminan kualitas, yang menentukan apakah hanya pengguna akhir atau spesialis sistem informasi yang harus menelaah / mereview sistem informasi yang dikembangkan

5. Pengendalian atas aplikasi yang dikembangkan oleh end user mencakup pengujian, dokumentasi, akurasi, dan kelengkapan input dan update, backup, recovey dan pengawasan

SEPINTAS CARA PENGEMBANGAN SISTEM

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI SUDUT PANDANG ORGANISASI

John. F. Rockart dan J. Debra Hofman ( Martin ) menyebutkan bahwa sebagian organisasi harus merekayasa ulang lingkungan pengembangan sistem mereka untuk dapat tanggap terhadap lingkungan persaingan masa kini ataupun masa dating. Mereka juga mencatat bahwa berbagai sistem yang harus didukung telah berubah dari sistem pemrosesan transaksi pada setiap bagian menjadi sistem terintegarasi, lalu lintas fungsi untuk mendukung organisasi. Mereka juga menemukan bahwa penekanan baru padaDecision Support System ( DSS ), Executive Suport System ( ESS ) dan Personal Support System yang memungkinkan orang pada setiap tingkatan organisasi dengan mudah mengakses, memanipulasi, dan menganalisis informasi.

Dalam menentukan kemungkinan–kemungkinan yang disediakan oleh lingkungan pengembangan system perusahaan, ada beberapa faktor yang merupakan cara untuk menentukan pengembangan sistem. Lee Gremilion dan Philip Pyburn ( Martin ) menyarankan tiga factor utama tersebut, yaitu :

1. Kebiasaan–kebiasaan yang terjadi berulang–ulang dimana organisasi lain mungkin menggunakan pemecahan sistem yang sama atas masalah yang sedang dipertimbangkan.

2. Dampak tingkat dimana sistem tersebut akan mempengaruhi perusahaan. Seberapa pentingnya sistem tersebut bagi perusahaan? Seberapa besar dampaknya? Apa dampaknya jika sistem tersebut gagal?

3. Struktur seberapa baik masalah dan sistem dipahami?

Faktor–faktor lain yang menentukan cara memperoleh sistem yang baru, termasuk ukuran dan kompleksitas dari suatu sistem, jangka waktu yang diharapkan dari sistem, kebutuhan audit dan keamanan, jumlah data yang dimasuki dan disimpan, kemampuan pengembangan organisasi pengguna, kapasitas organisasi sistem informasi dan lain–lain.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI SUDUT PANDANG MANAJER

Dari sudut pandang manajer, pengambilan keputusan tergantung pada lingkungan organisasi. Pada beberapa perusahaan komite kebijakan sistem informasi memutuskan sistem apa yang diperoleh, dan departemen sistem informasi memutuskan apakah membuat sistem itu sendiri atau membeli. Perhatian manajer adalah bagaimana mengarahkan komite tersebut untuk mendukung sistem yang diusulkannya.

RANGKUMAN SIM BAB 12

BAB 12 Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

Sistem Informasi dan Pengambilan keputusan

Dalam pengambilan keputusan pada dunia bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen numun dengan sistem informasi saat ini yang membuat sistem informasi menjadi tersedia untuk golongan yang lebih rendah maka karyawan golongan rendan bertanggung jawab atas beberapa keputusa. Berbagai tingkatan dalam organisasi (strategis, manajmen, operasional) mempunyai persyaratan pengambilan keputusan yang berbeda pula. Suatu keputusan dapat bersifat terstruktur, semiterstruktur, tidak struktur. Keputusan terstruktur berkisar antara tingkat operasional dari organisasi, dan keputusan tidak terstruktur pada tingkat strategis. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara perorangan atau kelompok, dan oleh berbagai  tingkatan karyawan, seperti manajer operasional, menengah, dan senior. Dalam proses pengambilan keputusan ada empat tahapan: kecerdasan (intelligence), rancangan (desing), pemilihan (choice), dan implementasi (implementation). Sistem untuk membantu proses pengambilan keputusan tidak selalu menghasilkan keputusan yang lebih baik yang meningkatkan kinerja perusahaan, karena persoalan-persoalan terkait kualitas informasi, saringan manajemen, dan inersia organisasional.

Sistem untuk Mendukung Keputusan.

Beberapa model yang berbeda tentang apa yang biasanya dilakukan manajer dalam organisasi menunjukkan bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mendukung proses-proses manajerial. Model klasik sebelumnya mengenai aktivitas manajerial mengarah pada fungsi merencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memutuskan, dan mengendalikan. Penelitan-Penelitian terbaru yang memerhatikan perilaku aktual dari manajer mendapati bahwa aktivitas manajer sesungguhnya sangat terpecah-pecah, bervariasi, dan singkat durasinya. Manajer-manajer berpindah sangat cepat dan intensif dari satu masalah ke masalah lain. Manajer menghabiskan cukup banyak waktu untuk mengejar sasaran dan agenda pribadinya, dan manajer-manajer dewasa ini tidak telalu berani mengambil keputusan mengenai kebijakan yang menyeluruh dan besar.

Teknologi infromasi menyediakan perangkat baru bagi manajer untuk melaksanakan peran lama dan peran baru mereka, memungkinkan mereka untuk mengawasi, merencanakan, dan meramalkan dengan lebih tepat dan cepat  dari sebelumnya dan  untuk merespons  perubahan lingkungan bisnis dengan lebih cepat. Sistem informasi telah banyak berguna untuk manajer dalam memberkan dukungan bagi peran mereka dalam menyebarkan informasi, menjadi penghubung antara berbagai tingkatan organisasi, dan mengalokasikan sumber-sumber daya. Namun, beberapa peran manajerial tidak dapat dibantu oleh sistem informasi, dan keberhasilan sistem informasi dalam mendukung pengambilan keputusan tidak terstruktur tidaklah terlalu baik.

Sistem informasi manajemen (SIM) memberikan informasi tentang kinerja perusahaan untuk membantu manajer membantu dan mengendalikan bisnin, biasanya dalam bentuk laporan terjadwal yang rutin dan tetap berdasarkan pada data yang dirangkum dari sistem proses transaksi perusahaan. SIM mendukung keputusan terstrutur dan beberapa keputusan semiterstruktur.

Sistem pendukung keputusan (DSS) menggabungkan data, model, dan perangkat analitis yang tepat, dan peranti lunak yang mudah digunakan menjadi satu sistim yang kuat yang dapat mendukung pengabilan keputusan semiterstruktur dan tidak terstruktur. Komponen-komponen DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistim peranti lunak DSS : yang digerakkan oleh model dan oleh data. DSS dapat mendukung pengambilan keputusan dalam penentuan harga, manajemen rantai pasokan, dan CRM, selain juga meomodelkan scenario bisnis alternative. DSS yang diarahkan pada pelanggan dan juga manajer menjadi semakin banyak tersedia di Web. Sebuah kategori khusus DSS yang dinamakan sistem informasi gegrafis (GIS) menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisa dan menampilkan data untuk merencanakan dan pengambilan keputusan dengan peta digital.

Menujukkan bagaimana sistem pendukung eksekutif (ESS).

Sistem pendukung manajemen (ESS) membantu manajer senior dalam masalah-masalah tidak terstruktur yang timbul pada tingkat strategis dalam perusahaan. ESS menyediakan data baik ari sumber internal maupun eksternal dan menyediakan lingkungan komputasi dan komunikasi umum yang dapat difokuskan dan diterapkan pada sejumlah masalah yang terus berubah. ESS membatu eksekutif senior mengawasi kinerja perusahaan, mengenali masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan meramalkan tren di masa mendatang. Sistem ini dapat menyaring perincian tambahan untuk gambaran umum tingkat tinggi, atau menelusuri untuk menyediakan data transaksi  yang terperinci apabila diperlukan oleh manajer senior, ESS memanfaatkan data perusahaan yang tersedia dari sistem perusahaan.

ESS mambantu manajer senior menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren sehingga manajer dapat lebih mudah mengawasi kinerja operasional atau mengidentifikasi masalah dan kesempatan strategis. ESS sangat bermanfaat untuk memindai kondisi lingkungan, memberikan aspek inteligensi bisnis dengan membantu manajemen mendeteksi ancaman atau kesempatan strategis dari lingkungan organisasi. ESS dapat meningkatkan jangkauan control manajemen senior, memungkinkan mereka untuk memantau lebih banyak orang dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS).

GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak tersektrutur oleh sekelompok orang-orang yang bekerja sama dalam kelompok dapat menggunakan sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok untuk membantu mereka dalam proses pencapaian sebuah keputusan. Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) terdiri atas komponen peranti keras, peranti lunak, dan orang. Komponen perangkat kerasnya termasuk fasilitas ruang konferensi, termasuk pengaturan tempat duduk. Computer, dan peranti keras eketronik lainnya. Komponen peranti lunaknya termasuk perangkat untuk mengorganisasikan ide, mengumpulkan informasi, membuat peringkat dan menentukan prioritas, dan mendokumentasikan hasil rapat. Komponen orang termasuk para peserta, fasilitator yang terlatih, dan karyawan pendukung peranti keras dan peranti lunak.

Jika dirancang serta didukung dengan tepat, rapat-rapat dengan GDSS dapat meningkatkan jumlah ide yang muncul dan meningkatkan kualitas keputusan, sementara hasil yang diinginkan dapat muncul dengan jumlah rapat yang lebih sedikit dalam lingkungan rapat baik secara tatap muka maupun terdistribusi (Anson dan Reinicke, 2004), GDSS tampaknya paling bermanfaat untuk tugas-tugas yang melibatkan pengembangan ide, persoalan-persoalan rumit dan kelompok berukuran besar (Fjermestad dan Hiltz, 2000-2001, 1998-1999).

GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks organisasional dari rapatnya.

RANGKUMAN SIM BAB 11

BAB 11 Mengelola Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan telah menjadi salah satu bidang yang paling cepat berkembang dalam investasi peranti lunak perusahaan dan pemerintahan. Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada utnuk menyusun data ke dalam kategori-kategori yang mudah digunakan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan tersebut berguna. Kebijaksanaan adalah pemikiran perorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah. Pengetahuan dapat tersimpan dalam e-mail, voice mail, gambar dan dokumen tak berstruktur atau terstruktur.

Melalui sekumpulan data kegiatan terencana dengan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendapatkan pengalaman. Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan dan menerapkan pengetahuan.

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan praktik-praktik terbaik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen yang tidak terstruktur, seperti e-mail.

Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital.

Sistem kerja pengetahuan adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoses dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room,video, gambar digital, brosur atau buletin. Sistem jaringan pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung antara pasokan dan permintaan pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan memberikan direktori online mengenai para pakar bidang-bidang tertentu di perusahaan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan dalam mencari pakar yang tepat.

Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen, antarmuka dengan basis data perusahaan di mana dokumen disimpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan. Informasi yang semiterstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

Taksonomi adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Sebuah perusahaan bisnis dapat mengakses informasi lebih mudah jika perusahaan tersebut merancang taksonominya sendiri untuk mengklasifikasikan informasi menjadi kategori-kategori. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat.

Vendor sistem manajemen pengetahuan komersial besar telah mengintegrasikan isi dan kemampuan manajemen dokumennya dengan portal dan teknologi kolaborasi yang canggih. Portal pengetahuan perusahaan dapat memberikan akses pada informasi sumber daya eksternal, seperti umpanan berita dan riset, chat/pesan instan, diskusi kelompok, dan konferensi video.

Sistem Kerja Pengetahuan

Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi. :

·         Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial dan seni.

·         Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka, berbagai perubahan yang terjadi dan kesempatan yang muncul.

·         Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis dan mendukung proyek, proyek perubahan.

Kebanyakan pekerja pengetahuan mengandalkan sistem perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas di kantor.

Teknik Cerdas

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk ”menangkap” pengetahuan perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. Sistem-sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logikafuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi.

Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidakpresisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptkan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Organisasi dapat menggunakan fuzzy untuk menciptakan sistem peranti lunak yang menangkap pengetahuan tersirat yang mengandung ambiguitas linguistik. Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

Algoritme genetik berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya.

Teknologi agen inteligen dapat membantu para pebisnis menjelajahi data yang besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting. Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang dan dapat diprediksi.